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郵送で戸籍を取り寄せる方法とは?

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相続・遺言

相続手続きを進める為には、亡くなった方の「出生~死亡までの除籍謄本」、そして相続人の戸籍抄本が必要です。
戸籍を役所に取りに行く時間がない場合や、遠方に住んでいて役所に取りに行けない場合などは、郵送で請求することが可能です。
郵送で戸籍を取り寄せるには、どうしたら良いでしょうか?
今日は、郵送で戸籍を取り寄せる方法についてお話します。

戸籍はどこの役所で取れる?

戸籍を郵送で取り寄せしなくても、近くの役所の窓口に行って取得すればいいのでは?と思う人も多いかと思います。
しかし戸籍は、戸籍の本籍地の役所でのみ取得することが出来ます。
そのため、戸籍の本籍地が県外など遠方であれば、本籍地の役所の窓口まで行って取得するか、郵送で戸籍を取り寄せることになります。

自分の本籍地を知らないという方もたまにいらっしゃいます。
もし、本籍地がわからない場合は、自分の住民票を本籍地記載で取得し、本籍地を確認してみましょう。
住民票所在地と本籍地が同じ方もいれば、違う方もいます。

本籍地がわかれば、本籍地を管轄する役所に対して、戸籍の請求をします。
その役所がご自宅から近ければ、窓口に行って取得しても良いですし、郵送で請求することも出来ます。
窓口に行けないほど遠くの役所の場合には、郵送で戸籍謄本の取り寄せをしましょう。

例えば、戸籍の本籍がA市B町〇〇番の場合には、原則A市役所に対して戸籍の郵送請求をします。
ただし、区のある市役所(横浜市、神戸市、さいたま市等)については、各区役所が戸籍の発行業務を担当している場合もあれば、全ての区を一括して担当している専門の部署がある場合もあります。
もし、すべての区の戸籍の郵送請求を、一括して担当している専門の部署がある場合には、各区役所に戸籍謄本の取り寄せ申請をしても、対応してもらえないので注意が必要です。
戸籍を郵送請求する際には、インターネットで自身の本籍地の郵送請求先を調べてみましょう。

また、戸籍謄本を窓口で取得する時も、郵送で取り寄せる時も、
戸籍謄本の請求用紙(申請書)に、取得したい戸籍の本籍と筆頭者、申請人の住所等を記入して、役所に申請しなければなりません。
戸籍謄本の交付請求用紙(申請書)については、それぞれの役所の様式がありますので、
まずは、インターネットで自身の本籍地の戸籍謄本請求用紙を確認してみましょう。

戸籍謄本と戸籍抄本の違い

戸籍謄本とは、戸籍内のデータの全てが印刷されたもののことです。
戸籍抄本とは、その戸籍内のデータから、一部の方のみを抽出して印刷したもののことです。
それぞれの読み方は、戸籍謄本は「こせきとうほん」、戸籍抄本は「こせきしょうほん」です。

そして相続の手続きの場合、亡くなった方の戸籍は、「謄本」を取得しなければなりません。
戸籍謄本も戸籍抄本も、その戸籍の本籍地の役所でのみ取得できるものですので、本籍地の役所にいけない場合には、郵送で取り寄せることになります。

 

戸籍を取得する時に本籍地以外に調べること

戸籍を取得する為には、「本籍地」そして、「戸籍の筆頭者名」を正確に伝えなければ役所は戸籍謄本を発行してくれません。
婚姻している方であれば、大抵の場合は旦那様が筆頭者、未婚の方であれば、大抵の場合は、お父様が筆頭者、
一度結婚をして離婚をされた方は、自分自身が筆頭者となっている場合が多いです。

例えば、戸籍の本籍がA市B町〇〇番の場合には、普通は、A市役所がその戸籍を管理していますので、A市役所がその戸籍謄本の取り寄せ先となります。
ただし、区のある市役所については、各区役所が戸籍の発行業務を担当している場合もあれば、全ての区を一括して担当している専門の部署がある場合もあります。
もし、すべての区の戸籍の郵送請求を、一括して担当している専門の部署がある場合には、各区役所に、戸籍謄本の取り寄せ申請をしても、対応してもらえないので注意が必要です。

戸籍の取り寄せに必要な書類とは?

自身の戸籍謄本を郵送で取り寄せる場合には、原則以下の書類が必要です。
市区町村によって異なる場合がありますので、
請求前に自身の本籍地の役所HPをを確認してみましょう。

①戸籍謄本等の交付請求用紙
②本人確認のための身分証明書のコピー(運転免許証のコピー等)
③戸籍発行のための手数料(郵便局で定額小為替を購入する必要があります)
④請求者本人の住所宛の返信用封筒(切手貼り付け必要)※何通も取得する場合は、82円では不足する場合がありますので、切手を同封することをお勧めします。

ただし、相続等で亡くなった方の除籍謄本を取り寄せる場合には、上記4点の他にも、
⑤亡くなった人との続柄が確認できる戸籍のコピー
も必要となる場合があります。
亡くなったお父様の除籍謄本を息子さんが郵送で取得したい場合は、
お父様と息子様が一緒に記載されている除籍謄本等のコピーを同封します。

また、両親や子供の戸籍の請求ではなく、直系以外(叔母等)の戸籍謄本を取り寄せる場合には、
⑥委任状の同封が必要です。

戸籍謄本の発行手数料、定額小為替を買う時の注意点

戸籍謄本を郵送で取り寄せる場合でも、戸籍謄本自体の発行手数料は、1通450円で変わりません。
しかし、郵送の場合には、役所へ送る切手代+役所から送られてくる返信用封筒に貼り付ける切手代がかかってきます。
普通郵便であれば、82円切手2枚でよい場合がほとんどですが、
速達郵便を利用する場合は、普通郵便の送料82円+片道280円の送料がかかります。

また、郵送で取り寄せる場合は、郵便局で定額小為替を購入し、
購入した定額小為替を郵送書類に同封します。(役所によっては、現金書留の封筒に、現金を入れて送る方法でも良いとしている役所もあります。)
戸籍謄本を取得する場合は、450円の定額小為替を購入します。
郵便局で定額小為替を買う時には、1つ注意点があります。

定額小為替は、郵便局の貯金窓口が開いている時間しか購入することが出来ません。
土日祝日、夜間対応はしていません。
貯金窓口の営業時間が18時までであれば18時まで、
貯金窓口の営業時間が16時までであれば16時までしか購入が出来ません。

定額小為替を購入する場合は、郵便局の貯金窓口の営業時間を確認してから購入しに行きましょう。

戸籍謄本の取り寄せ日数

郵送で戸籍謄本を取り寄せする場合には、書類を役所に発送して、役所に到着し、役所が発行手続きをしてから、手元に返送されてくるまで、
通常、約1週間~10日前後かかります。(普通郵便で発送返送してもらう場合)

相続手続きで必要とされる戸籍謄本、除籍謄本、原戸籍などを全て取り寄せるには、何回かの発送返送作業を繰り返して戸籍を取得します。
うまく取り寄せることが出来れば良いのですが、本籍地の記載等を間違えると戸籍が取得できず何度も請求をしなければならないこともあります。
相続手続きでは、戸籍の内容を全て読んで確認する作業もあります。(これを相続人調査といいます)
それらの作業も全て自身で行うと、数か月かかることもあるのです。

 

当事務所が出来ること

当事務所では、開業以来多くの相続手続きをさせて頂いております。
戸籍収集、相続人調査、遺産分割協議書の作成までお任せください。
併設している税理士事務所と社労士事務所と連携したサポートをさせて頂きます。
相続手続きでお困りの方は、税理士・社労士・行政書士が揃った当事務所にお気軽にお問い合わせください。

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